如何解決會展所面臨的困擾

通常很多會展主辦方把舉辦會展的日子已經確定下來了,但是仍舊有一些問題困擾著沒有經驗的會展主辦方們,所以專業的專業的策劃公司在此總結最令會展主辦方最糾結的幾個困擾,為大家排解會展籌備的相關困難。

一、準備

1.了解會展策劃市場行情,分配預算:搜尋相關的一些會展策劃網站,參考自己所在地區的會展花費的總行情,最后初步的分配好自己的會展預算。

2.初步的決定會展的風格:這里所謂的會展風格是指會展主辦方對于會展的最初想法。如:選擇的到底怎樣主題的會展,會展場所選擇酒店還是廣場等。

3.商定的策劃費用以及會展的風格:會展所需的總花費,需要會展主辦方和相關策劃人員溝通后再做決定的。

4.制作詳細的表格:會展主辦方在制定預算時要盡量的將費用細分,然后列出每一細項的花費,最后再制定一份嚴密的預算表格。

5.安排周密的計劃:在預算表中要記得將整個會展準備的計劃也安排進去,包括時間的節點。

二、會展場地布置

Q:會展布置的要點有哪些?

A:柱子和層高這兩個地方可是會展場地的關鍵,層高太低的話是會有壓抑感的,立柱多是會影響賓客們的視線的,因此在沒有立柱的宴會廳里,層高一般就是在5M以上,這是專業的策劃公司建議各位選擇會展場地的基本要求?! ?/span>

Q:會展場地的人數、服務方面怎么去找平衡?

A:如果是對會展晚宴的要求比較高的,專業的策劃公司建議你初選場地就以菜品為第一考量,然后再圈定區域,初選了3~4家的會場后,通過實地的考察,比較價格、環境、服務等等方面。

點評:確定參與會展的人數、做好晚宴的預算這是第一步,此外會展現場的鮮花也是不例外。

三、會展策劃

會展策劃可是決定了一場會展的表現形式的。主題策劃、會展現場布置、會展流程和節目的每一個細節都是會影響整場會展的好壞的。最后,由于目前的會展策劃市場是魚龍混雜的,有些無良商家甚至是會用專業的策劃公司的會展照片來充數的,所以建議會展主辦方在決定之前要去多走幾家比較好。

Q:怎么去確定會展的主題?

A:在有些會展公司的會展策劃套餐其實只不過是往會展主辦方身上硬套而已。所以在確定會展的主題的時候是一定要跟策劃師詳談的,可以從多方面來激發會展的靈感,并且圍繞著主題來設計。雖然籌備會很辛苦,但在會展當天的效果卻是會獨一無二的。

Q:會展上會有哪些隱形的花費呢?

A:除了在會展公司的開銷外其實還會有許多的隱形花費的,像會展游戲環節的道具和獎品的購買,感恩的環節給現場嘉賓送的禮物等等方面的花費。

 

 

 


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