籌備一場會展需注意哪些

 一、與主承辦方洽談場館租賃合作,立項咨詢

 1、主辦方立項咨詢:了解主辦方會展主題、時間、地點、展覽面積等基本信息。

 2、場館實地考場:場館各項技術參數是否符合辦展需求。

 二、簽訂場館租賃協議

 1、確定租賃合同,場地租賃面積、時間、定金支付方式、尾款結算方式等。

 2、相關手續的審批、申報。工商、消防、公安、稅務等批文辦理(看具體會展規模,與酒店銷售進一步溝通)。主承辦單位自主辦理,展館協助。布展前一個月辦妥批文(國際展必備)、布展前20天辦妥消防、治安手續和其他(如廣告、餐飲報批)等批文。

 三、場館服務支持

 1、展館服務團隊與主承辦單位團隊溝通落實會展綜合服務方案

 展館運營部:展位位置圖,搭建設計方案、展品儲存,展品報關運輸方案、商務方案等。

 展館后勤部:電力,水、氣接駁,空調、網絡、電梯、懸掛、清潔等。

 保潔部:保潔衛生方案等

 安全保衛部:會展保衛方案 證件審查  

 會議餐飲部:餐飲方案會議方案

 廣告事業部:廣告方案等。

 2、場館會場管理:布展、開展、撤展、結算

 布展前一周與主辦方一起召開會前會,確認方案,細化方案內容,檢查具體的相關關鍵情況, 

 做好服務。開展、撤展期詳細周密安排工作內容,按照完成好的已定方案,各模塊按部就班做好服務工作。會同主辦單位、安保部進行消防巡查、現場巡查、管理現場人流、物流、車流維護秩序處理各類突發事件。根據撤場方案,清理干凈現場與場地宴會銷售部聯系,領取出門條,3-5工作日退還布展押金。最后與客戶清算尾款。

 另外近期看到多家展覽會主辦方官網及微博發布聲明,現在有很多騙子利用主辦方名義進行招商欺詐行為,部分參展商也分不清真偽,導致被騙,現在提醒想要參加展覽會的展商們在申請參展前對該會展進行一定的了解,如:主辦單位、會展官方網址、會展聯系電話等。 

 現羅列出騙子常用手法: 

 1、仿照主辦方官網進行網站制作,直接抄襲,以假亂真; 

 2、利用電話方式進行行騙,宣稱自己是會展主辦單位負責人員,邀請你參加會展; 
  3、利用微博,以主辦方名義將會展進行傳播,吸引展商來到自主仿照的官網進行參展申請。 

 4、從網絡獲取以前歷屆參展商信息,再用郵件形式進行會展宣傳,吸引參展商來到仿照的官網進行參展申請。 

 那么做為參展商我們應該如何防范這些問題呢?首先肯定是要提高警惕,在沒有了解會展基本信息的情況下不要去給所謂的“主辦方”匯款,展商們可以通過會展官網或基它權威性網站了解此次會展主辦方信息及官方網址,再進行確認,在微博上如果有人給你發布會展信息,你可以去看看對方是否是新浪認證的會展官方微博,如果不是,像這種信息就不要去理他,避免騙子有機可乘。

 

 


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