如何科學地管理會展現場

 每次舉辦大型會展活動時候,主辦方是否都會感覺到執行的時候束手束腳呢?是否感覺執行的時候總是配合不到位呢?每一個部門的分工都不是很明確,沒有一個有效、科學的管理,也沒有一個有效、積極的調動主辦方的相關人員。在這里,專業的策劃公司教大家如何科學管理會展。

 一般來說,會展舉辦過程中非常容易出現的幾個問題:

 A) 會展現場的人員具體分工很不明確,從而導致現場看上去很混亂;

 B) 會展前期準備的不是很充分造成現場用品的漏缺;

 C) 對現場的一些突發事件的處理缺乏一定的防備和技巧

 因此在舉辦會展之前,專業的策劃公司告訴大家首先必須做好以下方面:

 1、職能劃分

 專業的策劃公司告訴大家職能管理的前提是對參與會展的全體人員進行科學的職能劃分,這也是一個實施操作會展現場工作的基礎。而在職能劃分的過程中不僅要注意職能的獨立性,還要注意到每個職能所內含工作的系統性和聯系性。因為每一個職能的劃分最終目的就是為了使工作分工明確,易于操作。例如一場時裝公司的會展活動就會在舞臺方面就會涉及到音響、燈光和舞美;而在表演這一方面又會涉及到主持人、模特和道具。如果想保證節目的順利進行,舞臺方面就要充分的配合演員的各方面需要,而模特方也要了解舞臺方的各種要求,當然,這時專業的策劃公司認為雙方負責人的溝通就會顯得很重要了。

 2、工作職能

 專業的策劃公司告訴大家各種職能的管理人員之職能主要表現在:

 ①監督和控制各種參加人員的到場和準備的情況。例如現場的燈光音響是否已經測試完畢,為邀請嘉賓準備的筆、紙、水、名牌等是否齊備,演員是否到齊,以及媒體的一些記者是否都已安排妥當等;

 ②負責與各人員之間的信息溝通。參與會展的各個方面都需要完美的進行配合,各個職能之間的管理人員及時傳達他們之間的信息和各種配合要求;

 ③負責解決各個職能提出的各種要求和出現的各種問題;

 ④向會展的總負責人及時的報告現場進展情況;

 最后,專業的策劃公司認為在籌備期的職能管理和會展現場職能劃分是基礎。就會把會展現場的職能管理任務加以延伸到會展的籌備的前期,以各類參與職能為主要的線索,分別為他們展開與他們相關的籌備工作,并且安排專業的人負責跟進會展整個籌備進程,并且為其承擔會展現場的同一方面的工作,這樣的話,在對會展現場的舞臺方面的監督和控制都會非常的高效。


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